Günümüzde otel işletmeciliği, misafir deneyimini artırmak ve operasyonları daha verimli hale getirmek için çeşitli teknolojik çözümlerle donatılmaktadır. Bu çözümlerden biri de otel programlarıdır. Otel yönetim sürecinde önemli bir role sahip olan otel yönetim programı hem misafirlerin hem de işletme sahiplerinin beklentilerini karşılamak için tasarlanır.
Misafirlerine konaklama hizmeti sunan işletmelerin süreçleri hızlı ve kolay bir biçimde yönetilebilmesini sağlayan otel programı, otel çalışan ve yöneticileri için hazırlanmış bir yazılımdır. Otel yönetim programı ister bir otelin, ister birden fazla otelin tek bir program üzerinden aynı anda yönetilebilmesini sağlar.
Otel ya da otellerin sundukları hizmet kalitesini artırmaya yardımcı olan bu yazılım, otel çalışanlarının görevlerinin yapılmasından, zaman planlamasına, öncelikli görevlerin belirlenmesinden otel kaynaklarının kayıt altına alınmasına kadar pek çok kolaylık sağlar. Otel programı, otel yöneticileri tarafından misafirlerinin memnuniyetini artırmak ve otel hizmetlerini kolaylıkla takip etmek için sıklıkla tercih edilir.
Bir otel yönetim programı ön büro yönetimi, doluluk / kontenjan / kapasite takibi, müşteri ilişkileri yönetimi, satış analizleri, gelir – gider analizi, oda yönetimi (housekeeping hizmeti), restoran POS sistemi, stok – depo programı, çalışan personel yönetimi, santral, muhasebe, finans işleri yönetimi, insan kaynakları yönetimi gibi tüm ihtiyaçları tek bir program üzerinden online şekilde karşılanmasını ve takip edilmesini sağlar.
Otel Programı Nedir?
Otel programları, otel işletmelerinin temel araçlarından biri olan ve oteldeki tüm yönetim süreçlerinin tek bir yerden kontrol edilmesini sağlayan yazılım çözümleridir. Otel yönetim programları ile otel yönetiminin temelinde mevcut olan ön büro, rezervasyon işlemleri, otel giriş – çıkış süreçleri, anlık müsaitlik güncelleme ve faturalandırma gibi süreçlerin yönetimi anlık ve pratik bir biçimde sağlanmaktadır. Otel yönetiminin verimliliği artırmak ve farklı alanlardaki operasyonları daha düzenli ve sistematik hale getirmek için otel programları tercih edilir.
Otel yönetimine zaman ve emek tasarrufu kazandıran bu teknolojik sistem verilerin anlık olarak takip edilebilmesine, anlık güncelleme yapılabilmesine, mevcut verilerin kaybolmadan depolanmasına olanak tanır. İnsan kaynakları süreçlerinden depo yönetimine, kat yönetiminden rezervasyon yönetimine, acente verimliliğinin takibinden müşteri memnuniyetinin ölçümlenmesine kadar pek çok farklı alanda bilgi sahibi olmak ve süreci yönetmek otel programı aracılığı ile doldukça kolaydır.
Otel Programının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Otel ya da otel zincirinde yönetim süreçlerinin tek bir alandan yapılmasını sağlayan otel programı, sunulan hizmet kalitesinin daha da artırılması ve problem olan noktaların tespit edilerek hızla çözümlenmesine yardımcı olur. Müşteri memnuniyetini artırmaya da yardımcı olan otel yönetim programı pek çok avantaj sağlar. Bu avantajlar şu şekilde sıralanabilir:
- Rezervasyon, check-in, check-out gibi tüm ön büro işlemlerinin pratik ve hızlı bir biçimde yapılmasını sağlar.
- Misafirlerin ödemelerinin, otele giriş – çıkış ve rezervasyon durumlarının anlık olarak efektif bir biçimde kontrol edilmesine olanak tanır.
- Acentaları tek bir alan üzerinden yöneterek, acenta performansının takip edilebilmesine yardımcı olur.
- Otel programı sayesinde satış analizleri ile otelin kontenjanları ve doluluk oranları anlık olarak takip edilir.
- Odalardaki temizlik durumları kolaylıkla takip edilir, housekeeping süreçleri kolaylıkla planlanır.
- Gelir – gider süreçleri tek bir modül üzerinden kolaylıkla ve anlık olarak takip edilir.
- Muhasebe entegrasyonu olanağı ile günlük, haftalık, aylık ve yıllık verileri kontrol edilir.
- Müşteri memnuniyetinin ölçümlenmesi amacı ile anketler oluşturulur.
- İşe alım ve işle ilişiği sonlandırma gibi insan kaynakları süreçleri, çalışan bilgileri ve çalışan değerlendirmeleri -puanlarını koordinasyon içerisinde yönetilir.
- Çalışanların iş durumları ve iş önceliklendirmeleri planlanır.
- Stok ve depoların takibine olanak sağlar. Tedarik süreçlerinin planlanmasına yardımcı olur.
- Tüm muhasebe süreçlerinin planlı olmasını sağlar.
Neden Otel Programı Kullanmak Gerekir?
Hemen hemen her alanda gerçekleşen dijitalleşme süreci ile birlikte otel yönetim süreçleri de otel yönetim programları ile bu sürecin bir parçası haline gelmiştir. Çalışan yönetiminden, stok yönetimine, rezervasyon planlamasından odaların temizliğinin planlanmasına, çalışanların iş önceliklerinin yapılmasına kadar farklı yönetimsel iş kalemleri mevcuttur. Bu bağlamda konaklama hizmeti sunan bir işletmenin otel yönetim programı kullanması, farklı iş kalemlerinin tek bir alanda toplanması ve bu alandan yönetilmesini sağlar.
Bu sayede mevcut veriler arasında kaybolmadan, anlık olarak istenilen veriye ulaşmak, verilerin analizini sağlamak, çalışan görev atamalarını hızlı bir biçimde yapmak ve gelir – gider durumunu doğru veriler ile anlık olarak kontrol edebilmek için otel programı kullanımı oldukça önemlidir.
Otel Yönetim Sistemi İçerisinde Neler Bulunur?
Otel programı, otel ya da otellerin günlük operasyon süreçlerini yönetmelerine ve misafirler için kaliteli bir deneyim sunmalarına olanak tanıyan bir yazılımdır. Otel programının içerisinde yer alan modüller ise genel olarak şu şekildedir:
Rezervasyon Yönetimi:
Misafirler, online seyahat acenteleri, otel web sitesinde yer alan rezervasyon alanı ya da telefon araması gibi çeşitli kanallardan arzu ettikleri tarihlere rezervasyonlarını gerçekleştirir. Otel programı da misafirlerin bilgilerini ve rezervasyon detaylarını toplar. Ardından da otelin oda envanterini ve müsaitlik durumunu anlık olarak günceller.
Ön Büro Yönetimi:
Ön büro çalışanları, misafirlerin isteklerini yönetmek, misafir bilgilerini güncellemek ve ödeme süreçlerini işlemek için otel programını kullanabilir. Bunun yanı sıra otel performansını takip etmek için de çeşitli raporlara ve analizlere bu program üzerinden kolaylıkla erişebilirler.
Check-In / Check-Out:
Misafirler otele giriş yaptıklarında rezervasyon bilgileri ile kontrol sağlanarak odalarına giriş işlemleri yapılır. Otel yönetim sistemi ile bu süreçte oda atama, oda değişikliği yönetimi ve ödeme işlemleri işlenir. Aynı şekilde misafir check – out yaptığında da sistem hizmete ilişkin son faturayı işler, envanteri düzenler ve müsaitlik durumunu günceller.
Kat Hizmetleri Yönetimi:
Kat hizmetlerinden sorumlu olan çalışanlar, odaların durumlarını takip etmek, oda temizlik programlarını yönetmek, oda envanteri takip etmek ve diğer kat görevlisi çalışanlar ile iletişim kurmak, gerekli önceliklendirmeleri yapmak için otel yönetim sistemini kullanabilir.
Satış ve Pazarlama Yönetimi:
Otel yönetim yazılımı, misafirlerin datalarının saklanmasına olanak tanır. Misafir tercihleri ve davranışları da bu program üzerinden takip edebilir. Bu data sayesinden misafirlerin personaları, eğilimleri belirlenerek misafirlere bu veriler kampanya gibi pazarlama mesajları ve promosyonlar göndermek ve otel gelirini optimize etmek için kullanılır.
Fiyatlandırma Yönetimi
Otel programı talep, sezon, mevcut yoğunluk ve rakip fiyatlandırma gibi faktörlere bağlı olarak oda fiyatlandırmasını yapılmasında ve müsaitlik durumunun optimize etmesi sürecinde kullanabilir.
Raporlama:
Otel programı, otel doluluk oranları, gelir – gider ve müşteri memnuniyeti de dahil olmak üzere otelin performansına yönelik bilgiler sağlayan raporlar üretir. Bu sayede olumlu -olumsuz, başarılı – başarısız yönleri belirlenerek geliştirilmeye açık alanlarda güncelleme ve yenilikler yapılabilir. Bu da otel kalitesi ve müşteri memnuniyetinin artmasına olanak sağlar.
Sektörde en çok kullanılan ve güvenilen otel programlarının başında gelen Protel Opera Cloud Otel Programı hakkında bilgi almak için web sitesini ziyaret edebilirsiniz.